Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказы по охране труда: как разработать и когда обновить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.
Разновидности приказов
Всего существует 3 вида актов, подразделяемых на группы в зависимости от предмета и целей составления:
- Решение организационных вопросов. К примеру, приказ может касаться ликвидации/реорганизации компании, создания коллегиальных органов, формирования расписания, управления компанией на всех уровнях.
- Вопросы, касающиеся производственной деятельности. К примеру, приказ может касаться порядка финансирования компании, обеспечения материалами. Документ нужен для создания научно-технической политики, подведения результата работы компании.
- Вопросы, касающиеся личного состава. Приказ может касаться приема сотрудников на работу, обучения работников, перевода на другую должность. На основании документа происходит поощрение специалистов, увольнение трудящихся. Он нужен для реализации социальных гарантий: выплаты беременным, материальная помощь.
Практически все важные решения в компании принимаются на основании приказов.
Где можно найти нормы, регулирующие вопросы хранения и архивации приказов?
Основным законом, который регулирует процедуру хранения и архивирования всех документов, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации». Его положения относятся не только к государственным и муниципальным учреждениям/организациям, образующим государственные и муниципальные архивы, но и к частным предприятиям.
Также о классификации приказов и сроках хранения каждого вида этих локальных нормативных актов можно узнать из «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Росархивом от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень). Инструкция к применению Перечня утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 (далее – Инструкция).
Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» разъясняет порядок и условия формирования архивов на любых предприятиях. Кроме того, этот документ объясняет, что такое постоянное хранение и где оно осуществляется.
Помимо перечисленных нормативно-правовых актов существуют источники, регулирующие вопросы хранения документации в отдельных организациях. Например, ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и пр.
Сколько действуют приказы?
Действие приказа начинается с даты его издания или с того момента, который был указан в тексте самого документа. Действовать он должен до его отмены другим документом. Также прекращаться действие ПОД может в том случае, если в его тексте содержалась информация о дате истечения срока действия.
На практике рекомендуется убеждаться в актуальности ПОД не реже чем раз в 2–4 года. В больших компаниях к подобным проверкам необходимо привлекать представителей юридической службы, бухгалтерии и других подразделений, деятельность которых затрагивается в документе. Хранение в период действия приказа называется текущим.
Важно! Если происходит реорганизация компании, ПОД должны быть переданы правопреемнику, который обязан хранить их в течение установленного периода. В случае ликвидации самая важная документация передается в государственный или муниципальный архив.
Отличие приказа от распоряжения
Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.
Распоряжение – это оперативный акт, актуальный до момента наступления некого обстоятельства. Пример такого документа – распоряжение о формировании комиссии. Действовать оно будет до момента решения этой комиссией нужного вопроса. Подписывать распоряжения может относительно широкий круг сотрудников.
Приказ – это основание для появления или изменения правоотношений. Распоряжение же оформляется для решения проблем, касающихся уже действующих правоотношений. В приказ могут вноситься изменения, если это требуется. Если нужно внести корректировки в распоряжение, оно обычно переиздается.
Оба документа могут регулировать только деятельность компании, к которой они относятся. Однако акты часто затрагивают правоотношения с контрагентами фирмы.
Инструкция по организации делопроизводства и документооборота в..
- Документы в компании печатаются на бланках установленного образца.
- Внутренние документы печатаются на бланке компании с указанием структурного подразделения, предназначенных для служебной переписки.
- Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
- Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
- Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения генерального директора не могут передаваться другим организациям и лицам.
При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 7.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размер 12.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
- 20 мм – левое;
- 10 мм – правое;
- 20 мм – верхнее;
- 20 мм – нижнее.
Нумерация приказов по основной деятельности предприятия
Нумерация приказов по основной деятельности ведется отдельно от других приказов, в отдельном журнале регистрации. Традиционно приказы ведут нумерацию от начала календарного года. Образовательные организации начинают нумеровать приказы с начала нового учебного года, т.е. с каждого 1 сентября.
Воможны два варианта нумерации приказов:
- Регистрация всех приказов по номерам ОД подряд, в порядке их поступления. Этот способ можно посоветовать небольшим организациям.
- Регистрация приказов по ОД по номерам по порядку с использованием дополнительных буквенных индексов. Буквенные индексы могут означать наименование подразделения, подготовившего приказ (например — «Б» — бухгалтерия, «П» — производство и т.п.), либо сферу действия приказа, либо номер дела по номенклатуре дел, где будет храниться приказ.
Приказ о противопожарном режиме и назначении ответственных за его соблюдение.
Особое значение и обязательность проведения предусмотрена для объектов с массовым пребыванием людей и для детских учреждений.
Когда издается распоряжение об установлении ответственных лиц по пожарной безопасности, в нем обязательно должны быть определены все ответственные в компании лица. Их число зависит от размера субъекта хозяйствования.
Документация администрации организаций по вопросам пожарной безопасности, должна включать все вопросы пожарной опасности, в том числе обеспечения противопожарного режима при эксплуатации, приказы, инструкции, правила, планы эвакуации и другие документы, а также документацию ПТК, ДПД.
Таким образом, нормативного акта, который предписывал бы требование обновлять приказы по охране труда с определенной периодичностью нет. Если изменились условия или должностные лица, которые упомянуты в приказе, изменились нормативные документы, которые есть в приказе, то приказ нужно обновить.
При переводе название должности меняют. Также это может кардинально изменить и род деятельности сотрудника. Поэтому встает вопрос о том, чтобы сохранить ответственность за работником, который был назначен ранее, и после его перевода.
Также на каждом предприятии должны присутствовать все необходимые инструкции, которыми охарактеризован соответствующий режим соблюдения пожарной безопасности в мастерских, лабораторных помещениях, кабинетах, на складах.
• Об организационно-штатной структуре предприятия;
• О назначении ответственных:
-за хранение и ведение книги учета проверок;
-за хранение и ведение книги замечаний и предложений;
-за ведение кадрового учета и движения трудовых книжек;
-за ведение персонифицированного учета и представление сведений персонифицированного учета;
-за электронно-цифровую подпись;
-за пожарную безопасность;
• О разработке инструкций по охране труда;
• О введении в действие правил внутреннего трудового распорядка;
• О сроках выплаты зарплаты;
• О назначении комиссии по проведению амортизационной политики;
• О бланках строгой отчетности;
• О создании комиссии по назначению пособий по временной нетрудоспособности;
(*если в организации численность более 15 чел., то создается комиссия из 3х человек. Если в организации менее 15 чел., то назначается один ответственный.)
• О возложении полномочий подписания документов;
(*при отсутствии в штате ГБ для кассовых операций);
• О возложении обязанностей кассира;
(*при отсутствии в штате кассира).
Когда и на каких основаниях может потребоваться отмена распоряжения
Существует три вида распорядительных актов:
- по основной деятельности (об изменении структуры организации, штатного расписания, об утверждении ПВТР, ЛНА, проведении внутренних аудитов, аттестаций, о назначении ответственных лиц и др.);
- по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска, премировании, направлении в командировку, дисциплинарном взыскании, сокращении и др.);
- по административно-хозяйственной деятельности (о транспортном обслуживании, организации противопожарной безопасности, о выдаче пропусков, приобретении имущества и проч.).
Тематика очень разнообразна. И, что хорошо, любой из актов есть возможность корректировать. Здесь закон лоялен и дает пути к отступлению, если командир — в нашем случае начальник — чего-то не учел. Или если в текст закралась ошибка или неточность. Т.е. письменные указы допустимо и изменять, и дополнять какими-то недостающими сведениями. Такие правки вносят по определенным правилам, которые в рамках этой статьи рассматривать не будем, но помнить о них важно.
В этой статье рассмотрим случаи аннулирования указаний, когда они утрачивают свою силу. Чаще всего это происходит по двум причинам:
- Текст требует слишком значительной, тотальной переработки. В этом случае, чтобы не путать других и не запутаться самим, легче издать новый указ, чем корректировать старый.
- Когда аннулирование — не право, а обязанность. Такое случается, когда распорядительный акт составлен с нарушением. Вот основные причины, когда придется идти на уничтожение, чтобы соблюсти закон:
- если он противоречит законодательству;
- принят неуполномоченным лицом;
- издан на основе ненадлежащих материалов;
- признан недействительным компетентным органом;
- стал ничтожным вследствие изменения обстоятельств.
о сроках действия приказов по основной деятельности
Обязательно ли заводить на каждого работника карточку учета выдачи смывающих средств, если выдача жидкого мыла осуществляется через дозаторы, которые установлены в бытовых строительных вагончиках?
Александр МИТРОФАНОВ, руководитель службы охраны труда (Пенза)
Если работники пользуются мылом из дозатора, то заводить карточки учета выдачи смывающих средств не нужно. Помните, что выдавать мыло через дозатор можно только на работах с легкосмываемыми загрязнениями3. Основанием для этого служит результат аттестация рабочих мест, а с 1 января 2014 года используются также результаты специальной оценки условий труда. Чтобы избежать проблем при проверке трудовой инспекции, лучше оформить выдачу мыла так:
- разработать и утвердить перечень должностей, которым не обязательно выдавать смывающие средства непосредственно в руки;
- закрепить в трудовых договорах этих работников сведения о том, что они будут получать мыло через дозаторы в санитарно-бытовых помещениях.
Как оформить документы по охране труда, если раньше они не велись?
Как правильно оформить все документы по охране труда, если они не велись? Часть сотрудников уже не работает. Как правильно восстановить все инструктажи за предыдущие годы? И можно ли, к примеру, вводный инструктаж провести этим годом, если сотрудник работает уже несколько лет?
Ирина КУЗИНА, коммерческий директор (Самара)
Если в вашей организации не велись документы по охране труда, придется начать все с нуля:
- разработать и утвердить перечень профессий и видов работ, для которых нужно сделать инструкции по охране труда;
- разработать и утвердить инструкции по охране труда, программы инструктажей и обучения работников;
- сделать журналы регистрации инструктажей, журналы учета обучения по охране труда и электробезопасности, журнал учета выдачи инструкций работникам, журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
- при необходимости, сделать списки сотрудников, которым нужно пройти медосмотр, выдать средства индивидуальной защиты, смывающие средства.
Проведите этим годом все инструктажи и обучение по охране труда. Все документы также нужно привести в порядок. Это уменьшит вероятность крупного штрафа при проверке трудовой инспекцией.
Надо ли с нового года заново издавать старые приказы по охране труда?
Есть ли необходимость переиздавать старые приказы по охране труда с нового года, если ничего в организации не менялось?
Вадим НОВОГОРОДОВ, инженер по охране труда (Пушкино)
Нет, не надо. Если в организации не изменились условия труда, то приказы, в частности, по охране труда, заново издавать не надо. В конце года вы можете просто провести своими силами аудит документации. Например, в организации должны быть приказы по охране труда:
- о назначении ответственных лиц;
- о создании службы охраны труда;
- об утверждении инструкций по охране труда;
- об утверждении форм журналов регистрации;
- об аптечках первой медицинской помощи;
- об утверждении списка сотрудников, подлежащих обязательным медицинским осмотрам.
Особенности оформления текстов приказов
Головная боль кадровиков – оформление приказов. Многие из них не унифицируются законодательством. Их составление отдано в распоряжение организации. В таком случае особенности бывают следующие:
- Текст приказа излагается от первого лица;
- Он должен быть четко структурирован и разбит на две части: констатирующую и распорядительную;
- управленческие решения нумеруются.
Рассмотрим каждую особенность детальнее.
Часто необходимость формулировать управленческое решение от первого лица смущает ответственных за составление приказа. Впрочем, при условии вынесения решения от единственного лица это – обычная практика оформления распорядительного документа.
Что касается частей, констатирующая содержит обоснование тех или иных действий, к которым относятся заявления подчиненных, а также другие документы (от начальника отдела, комиссии по расследованию дисциплинарных нарушений, судебной инстанции и так далее). Завершается она словом «Приказываю». После этого приводится распорядительная часть, содержащая различные действия, ответственных за них лиц и сроки исполнения.
Для облегчения восприятия управленческие решения лучше нумеровать (а не систематизировать маркерами, поскольку сослаться на них в дальнейшем невозможно).
Что касается унифицированной формы, ее имеют лишь некоторые приказы, в основном кадровые:
- Т-1 (Т-1а) – приказ о приеме работника(ов) на работу;
- Т-5 (Т-5а) – приказ о его(их) переводе на другую работу;
- Т-6 (Т-6а) – о его (их) отправлении в отпуск;
- Т-8 (Т-8а) – о расторжении с ним(ними) трудовых отношений;
- и так далее.
Несмотря на это, пользоваться ими не обязательно.
Некоторые особенности архивирования бумаг
Документы, регулирующие основную деятельность организации, хранятся на протяжении всего существования предприятия. Однако, как и в любом правиле, здесь имеются исключения. Дело в том, что хранить в течение многих десятилетий документацию обязаны лишь те организации, которые принимают участие в формировании фондов государственных архивных учреждений. Довольно большая часть учреждений и предприятий не принимает участия в этой деятельности. В таких организациях документы с пометкой «хранить постоянно» должны складироваться лишь на протяжении десяти лет, после чего могут быть утилизированы. При этом следует учитывать, что срок исчисления архивного хранения начинается с первого календарного дня года, следующего за годом издания документа.
Дата приказа позже чем дата события
3.2. Исчисление сроков вступления в силу НПА с учетом различных формулировок, указывающих на момент вступления в силу
Нередко в самих нормативных актах определен их порядок вступления в силу. При этом используются самые разнообразные формулировки, указывающие на момент вступления в силу, из них наиболее распространенными в федеральных нормативных правовых актах являются следующие:
— со дня официального опубликования;
— по истечении. со дня официального опубликования;
— по истечении. после дня официального опубликования;
— через. со дня официального опубликования;
— через. после дня официального опубликования.
Учитывая, что Федеральным законом от 14.06.1994 N 5-ФЗ и Указом Президента РФ от 23.05.1996 N 763 (пункты 7 и 12) допускается установление иного по сравнению с предусмотренными в них правилами порядка вступления в силу НПА, формулировки об условиях и порядке вступления этих актов в силу следует воспринимать максимально внимательно.
В первую очередь нужно различать формулировки «со дня официального опубликования» и «после дня официального опубликования». От этого зависит решение вопроса, в какой день (в день публикации или на следующий день после публикации) вступает документ в силу или какой день считать началом течения срока, если вступление документа в силу связано с истечением определенного срока.
Сторонники одной позиции считают, что если указано «со», то первым днем следует считать день официального опубликования, если «после», то срок начинает исчисляться на следующий день после публикации. Обосновывается эта точка зрения тем, что раз законодатель по каким-то причинам использует два разных предлога, значит, они различаются по смыслу, поэтому и понимать их нужно буквально.
Сторонники другой позиции считают, что независимо от формулировки «со» или «после» срок начинает течь на следующий день после публикации. В качестве аргумента приводятся правила исчисления сроков, установленные отраслевыми законами, например: Гражданским кодексом РФ (глава 11), Налоговым кодексом РФ (статья 6.1). Также отмечается, что такой подход больше соотносится с положениями специальных нормативных актов, регулирующих общий порядок вступления в силу НПА, в числе которых Федеральный закон от 14.06.1994 N 5-ФЗ, Указ Президента РФ от 23.05.1996 N 763 (пункты 5, 6 и 12). В перечисленных актах при установлении общего порядка вступления в силу НПА используется предлог «после».
Поскольку в настоящее время законодательством не урегулирован вопрос, когда начинается и когда заканчивается течение срока, связанного с введением в действие документов, возможность привлекать для определения этих сроков существующие кодексы необходимо обсудить подробнее. Корректно ли в данном случае применение норм права по аналогии?
Для иллюстрации неоднозначности в вопросе исчисления сроков вступления в силу НПА приведем примеры различных определений даты вступления в силу одного и того же документа.
Пример 1.
Параграф 1 «Подведомственность» главы 4 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации был введен в действие через десять дней со дня его официального опубликования. Кодекс был опубликован в «Российской газете» 27.07.2002.
Пример 2.
Федеральный закон от 29.05.2002 N 57-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и в отдельные законодательные акты Российской Федерации» вступил в силу по истечении одного месяца со дня его официального опубликования. Закон опубликован в «Российской газете» 31.05.2002.
Общая информация о новом стандарте и дате составления первичного документа
ФСБУ 27/2021 вступает в силу с 1.01.2022, однако организация имеет право принять решение о его применении до указанного срока (п. 2 Приказа № 62н).
В частности, в стандарте дано определение термину «дата составления первичного учетного документа» (подп. «а» п. 8 ФСБУ 27/2021). До этого ни в одном законодательном или нормативно-правовом акте определения этого термина не приводилось.
Теперь же под датой составления первичного учетного документа предложено понимать дату его подписания лицом (лицами), совершившим (совершившими) сделку, операцию и ответственным (ответственными) за ее оформление, либо лицом (лицами), ответственным (ответственными) за оформление совершившегося события.
Таким образом, при оформлении, например, ТОРГ-12, накладной по форме М-11 или другого акта приема-передачи товаров, дата его передачи продавцом покупателю будет определяться по датам подписей лица, отпустившего этот товар (продавца) и лица, его принявшего (покупателя или перевозчика). В подавляющем большинстве случаев даты эти будут совпадать.
Весьма трудно представить себе реальную ситуацию, в которой товар был принят позже, чем отгружен. Хотя не исключено, что наши коллеги-юристы смогут привести такие примеры, или, хотя бы, дать отсылку к судебным решениям, согласно которым, по их мнению, таковое возможно.
Однако (подп. «б» того же п. 8 ФСБУ 27/2021) дата составления первичного учетного документа может отличаться от даты совершения факта хозяйственной жизни, им оформляемого. В этом случае в составленном первичном документе в обязательном порядке должна быть указана информация о дате совершения факта хозяйственной жизни.
Так, например, акт приема-передачи оказанных услуг за отчетный период (месяц) может быть составлен и в первые рабочие дни следующего месяца. Но если в документе, подписанном исполнителем и заказчиком, к примеру, 2, или там 7 июля, будет однозначно отмечено, что услуги были оказаны в июне, то исполнитель не то, что имеет право, а обязан отразить у себя выручку (как в регистрах бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения) в I полугодии. Заказчик точно также должен показать у себя эти затраты в том же отчетном периоде.
Имеет ли он право принять эти затраты к учету позже — это уже другой вопрос.
Когда первичный документ является внутренним, то есть составляется и подписывается только сотрудником (сотрудниками) организации, то никаких проблем по дате его составления возникать не должно. Но если этот первичный документ касается деятельности двух организаций, то даты подписей могут и не совпадать.